Dite pure addio al vecchio Outlook: Microsoft spinge gli utenti a fare il grande cambio!

Luca Galuppi : 14 Dicembre 2024 15:08

La rivoluzione in casa Microsoft è alle porte, e questa volta riguarda uno degli strumenti più utilizzati nelle aziende di tutto il mondo: Outlook.

A partire dal 6 gennaio 2025, i clienti con licenze Microsoft 365 Business Standard e Premium saranno automaticamente trasferiti al “nuovo Outlook”. Per i clienti Enterprise, il cambiamento avverrà invece da aprile 2026.

Cosa cambia con il nuovo Outlook?

Il “nuovo Outlook” è molto più di un aggiornamento. Si tratta di una piattaforma basata sul cloud, progettata per integrare funzionalità avanzate e migliorare la produttività degli utenti. Ecco alcune delle innovazioni più pubblicizzate:

• Co-pilot AI: un assistente virtuale per gestire email e appuntamenti.
• Interfaccia personalizzabile: temi moderni, visualizzazioni avanzate e opzioni di design.
• Gestione avanzata delle email: strumenti come il “pinning” e lo snoozing per organizzare meglio la posta.

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Microsoft promette un’esperienza utente all’avanguardia, ma l’entusiasmo è mitigato da alcune criticità significative che potrebbero complicare la vita, soprattutto in ambito aziendale.

Criticità e problemi concreti

Nonostante il marketing accattivante, il passaggio al nuovo Outlook solleva diverse preoccupazioni. Ecco alcune delle criticità più rilevanti:

1. Dipendenza dal cloud: il nuovo Outlook richiede il trasferimento delle email sui server di Microsoft. Per gli account IMAP, le credenziali vengono inviate a Microsoft per la sincronizzazione, sollevando dubbi sulla sicurezza e sulla privacy dei dati.
2. Compatibilità limitata:
   • Non supporta file locali come i .pst, usati per archiviare email offline.
   • Mancanza di supporto per server Exchange on-premises e protocolli come POP3, penalizzando le aziende con infrastrutture legacy.
3. Costi di adattamento: le aziende dovranno investire tempo e risorse per adattare il proprio ecosistema IT. Gli utenti, inoltre, potrebbero trovarsi spaesati di fronte alle nuove funzionalità, aumentando il carico di richieste per il supporto tecnico.

Strumenti di controllo per gli amministratori IT

Microsoft offre diverse opzioni per mitigare la migrazione automatica e fornire agli amministratori IT un livello di controllo sulle tempistiche e modalità di aggiornamento:

• Admin-Controlled Migration: una policy che consente di bloccare o ritardare la transizione.
• Configurazione manuale: utilizzando chiavi di registro (ad esempio NewOutlookMigrationUserSetting) o policy cloud tramite Intune o GPO, gli amministratori possono impedire la migrazione automatica.

Tuttavia, è importante notare che questi strumenti richiedono competenze tecniche avanzate e un monitoraggio continuo per garantirne il corretto funzionamento. La loro implementazione, pur fornendo maggiore flessibilità e controllo, introduce anche un livello aggiuntivo di complessità nella gestione IT, richiedendo risorse dedicate e un’accurata pianificazione.

Il destino degli utenti Business ed Enterprise

Il rollout inizierà con i clienti Business nel gennaio 2025, seguito dai clienti Enterprise nell’aprile 2026. Microsoft consente inizialmente di tornare al classico Outlook, ma il messaggio è chiaro: il vecchio client è destinato a scomparire entro il 2029.

Per gli utenti Business, il tempismo è particolarmente critico. Molte aziende stanno già affrontando altre modifiche imposte da Microsoft, come la sostituzione delle app Windows Mail, Calendar e Contatti con il nuovo client Outlook.

Conclusione

La migrazione al nuovo Outlook rappresenta un’opportunità e una sfida per tutte le aziende. Se da un lato consente di accedere a funzionalità avanzate e un’interfaccia moderna, dall’altro richiede un’attenta pianificazione per gestire problematiche legate alla compatibilità, ai costi e alla sicurezza. Le aziende dovrebbero iniziare ora a valutare come gestire questa transizione: sia attraverso l’analisi delle proprie infrastrutture IT, sia preparando il personale con formazione e procedure preventive.

Microsoft ha preso la sua decisione: volenti o nolenti: prima o poi, tutti si troveranno inevitabilmente a fare i conti con il nuovo Outlook.

Luca Galuppi
Appassionato di tecnologia da sempre. Lavoro nel campo dell’informatica da oltre 15 anni. Ho particolare esperienza in ambito Firewall e Networking e mi occupo quotidianamente di Network Design e Architetture IT. Attualmente ricopro il ruolo di Senior IT Engineer e PM per un’azienda di Consulenza e Servizi IT.
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